Algunos viáticos por trabajo son deducibles y se pueden facturar, es una forma en que la empresa puede ahorrar dinero que podrá invertir en algún área específica que lo requiera.

Por lo anterior, es importante que una empresa o patrón cuente con un procedimiento específico, el cual permita otorgar y reportar estos recursos gastados y así puedan deducirlos en sus impuestos.

Para que conozcas mejor sobre el tema, en este artículo encontrarás cómo facturar tus viáticos, gastos que contempla, requisitos, cuando no aplica, entre otros.

¿Cómo funcionan los viáticos?

Cuando se envía a un empleado a otra ciudad, estado, municipio o país por trabajo, gastará dinero en comida, transporte y alojamiento, por lo cual necesita dinero para poder pagar esto, es aquí donde entran los viáticos.

Estos son usados por compañías con contratos bajo el esquema de pago de sueldos y salarios, por lo tanto, dar sumas de dinero a los empleados para que realicen viajes por motivos laborales es una obligación fiscal.

Este procedimiento no es un cálculo, el objetivo de su funcionamiento es que se puedan administrar los gastos de viáticos en las entidades. Estos gastos son deducibles cuando se utilizan para lo siguiente:

• Viajar dentro del país (a más de 50 km de la empresa) o en el extranjero
• Hospedaje, alimentación, transporte, uso o goce de automóviles o casetas.

Hay algunos casos en donde los gastos/viáticos son pagados al empleado después, es decir, que este cobra a la empresa una vez que llega, demostrando todo lo que gastó durante el viaje.

¿Cómo facturar mis viáticos?

Para facturar los viáticos y que estos sean deducibles, los patrones/empresas tienen la obligación de entregar a sus empleados una constancia y comprobante fiscal con el costo total de los viáticos que se pagaron en ese año.

Para facturar este tipo de gastos y que sean deducibles se debe cumplir con lo siguiente:

• Los CFDI de nómina se deben presentar con el desglose de viáticos estipulado, de este modo se podrán deducir aquellos que aparecen en el comprobante de nómina en el campo “Otros pagos” con la clave 003 que corresponde a “Viáticos entregados al trabajador”.
• Aquellos que no puedan ser comprobados o que no cumplan con los requisitos fiscales (artículo 152 LISR) deben colocarse en el CFDI de nómina como Tipo Percepción con la clave 050 “viáticos”.
• Cuando ya se hayan registrado los que han sido comprobados y los que no, se debe registrar la cantidad como un descuento con la clave 081 "Ajuste de viáticos entregados al trabajador".

Es importante no olvidar que los que se pueden deducir no son considerados como remuneraciones para los empleados, puesto que son gastos destinados para cumplir funciones laborales específicas.Aspecto legal Artículo 32 LISR

El artículo 32 de la Ley de Impuesto sobre la Renta, mencionar que para poder hacer deducibles los gastos, se requiere que el trabajador presente facturas con nombre, domicilio fiscal y RFC de quien lo expide, con núm. de folio, lugar y fecha, así como lo siguiente:

Los viáticos o gastos de viaje, en el país o en el extranjero, cuando no se destinen al hospedaje, alimentación, transporte, uso o goce temporal de automóviles y pago de kilometraje, de la persona beneficiaria del viático o cuando se apliquen dentro de una faja de 50 kilómetros que circunde al establecimiento del contribuyente. Las personas a favor de las cuales se realice la erogación, deben tener relación de trabajo con el contribuyente en los términos del Capítulo I del Título IV de esta Ley o deben estar prestando servicios profesionales.”

¿Qué tipo de gastos son considerados viáticos?

Todos aquellos gastos que hayan sido por motivos como alimentación, hospedaje y/o transporte son considerados viáticos, aquí te explico cada tipo de gasto:

Alimentación

Para que los viáticos por alimentos sean deducibles, deben cumplir los siguientes requisitos:

• El importe máximo diario no debe ser mayor a $750 en territorio nacional, o $1,500 en el extranjero.
• Debe acompañarse con el CFDI de transporte y en su caso de hospedaje.
• En caso de solo tener el CFDI de transporte, el monto será pagado a través de la tarjeta de crédito de quien realizó el viaje.
• Estos pueden ser gastos en restaurantes o en compras en tiendas o cafeterías.

Hospedaje

Para facturar los que son por hospedaje se necesita saber lo siguiente:

• Este gasto no tiene un límite diario en el país y, en caso de ser en el extranjero, existe un límite de hasta de $3,850 diarios.
• Siempre hay que anexar los comprobantes del transporte, por ejemplo:
  • Boletos de avión
  • Boletos de bus
  • Gasolina

Transporte (automóvil)

Estos pueden ser por diferentes tipos de transporte y para hacerlos válidos las condiciones que hay que cumplir son estas:

• El límite diario por transporte es de $850, en este caso no importa si el viaje es nacional o extranjero.
• Siempre agregar comprobantes del transporte, de igual manera que se hace en el caso del hospedaje.

¿Cuándo no son deducibles los viáticos?

La Ley del Impuesto Sobre la Renta menciona motivos específicos por los cuales los viáticos no son deducibles, estos motivos son:

• Cuando el gasto que se demuestra no se considera propio o parte del viaje laboral.
• Sobrepasarse del límite permitido del presupuesto.
• Casos en donde no se hayan presentado comprobantes fiscales por los gastos.
• Los comprobantes no tienen la información o datos requeridos o necesarios.

No olvides contemplar esto antes de presentar comprobantes de viáticos, ya que si incumple con algo no será válido para la facturación y será cancelado.

¿Qué pasa si no me gasté todo el dinero de los viáticos?

En caso de que el colaborador no gaste el monto total que se le fue asignado para el viaje, es responsable de devolver la diferencia a la compañía o patrón.

Esto se debe amparar con un documento que compruebe que se hizo la reintegración del sobrante, ya que si no lo hace tendrá que pagar los impuestos correspondientes de su bolsa.

¿Cómo llevar un buen control de viáticos?

• Establece políticas: Contar con reglas que regulen el límite, uso y comprobación de los viáticos, así como aquellas para definir un límite de gastos por concepto, función de la zona, lugar y tipo de evento.
• Estandariza una solicitud: Diseña un formato para los trabajadores que se dediquen a realizar este tipo de actividades hagan la solicitud de sus viáticos.
• Asigna a un responsable de su control: Esta persona será la encargada de controlar los recursos y de que las solicitudes sean llenadas correctamente.
• Sin excepciones: No dar reembolsos a quienes hicieron gastos no autorizados o no comprobados. Si esto se permite, suele volverse una mala práctica.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la clave del SAT para viáticos?

El CFDI debe llevar la clave 003 (viáticos entregados al trabajador) dentro del apartado de “otros pagos”.

¿Cómo y cuándo deben reportarse estos gastos?

Cuando se entreguen viáticos al trabajador, tiene que reportarse en tu sistema de contabilidad del siguiente modo:

• En el CFDI de nómina del periodo en el que el recurso fue otorgado al colaborador
• En el CFDI de nómina siguiente a la fecha en que se dio el recurso, siempre y cuando esté dentro de los 30 días naturales siguientes (el mismo ejercicio fiscal)
• En un CFDI de nómina independiente, que ampare la entrega del viático dentro de los próximos 30 días de la fecha de entrega.

¿Cuál es la diferencia entre viático y gasto de viaje?

Estas son las diferencias:

• Viático: Prevención, en especie o en dinero necesario para el sustento de quien hace un viaje.
• Gasto de viaje: Gastos hechos durante el viaje